Bewerbungsverfahren und der Datenschutz

Das Thema Datenschutz im Zusammenhang mit der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) wird immer präsenter und führt bei uns aktuell zu einer deutlich gestiegenen Anzahl von Anfragen. Aufgrund der praktischen Relevanz, möchten wir daher mit dem folgenden Beitrag auf das Thema im Zusammenhang mit Bewerbungen gesondert hinweisen.

Bei den Daten von Bewerbern müssen die Unternehmen den Datenschutz beachten. Dies gilt sowohl, wenn das Unternehmen eine Stelle aktiv ausschreibt, als auch bei Initiativbewerbungen. Bei den Daten von Bewerbern ist neben der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) zusätzlich § 26 des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) zu beachten, der die Datenverarbeitung zum Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses regelt. Danach ist die Datenverarbeitung zulässig, wenn es für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist, was bei einem Anschreiben, einem Lebenslauf und bei Arbeitszeugnissen üblicherweise der Fall ist.

Die datenschutzrechtliche Verarbeitung von Bewerberdaten beginnt in der Regel mit dem Erhalt der Bewerbungsunterlagen. Die Daten werden dabei direkt vom Bewerber erhoben. Bewerber sind bei Erhebung der Daten über Zweck, Umfang und Rechtsgrundlage in Form einer Datenschutzerklärung gemäß Art. 13 DSGVO zu informieren. Dies ist erforderlich, damit die Bewerber die Art und Weise der Datenverarbeitung einschätzen und ggf. die Rechte aus Art. 16 ff. DSGVO wahrnehmen können. Über welche Informationen die Bewerber in Form einer Datenschutzerklärung informiert werden müssen, ergibt sich aus Art. 13 DSGVO.

Was heißt das für die Praxis? Wo ist die Datenschutzerklärung bei Stellenausschreibungen und bei Initiativbewerbungen zu platzieren?

Bei einer Stellenausschreibung online oder bei einem Bewerbungsportal sollte die Datenschutzerklärung deutlich sichtbar verlinkt sein. Bei einem Bewerbungsformular auf der Unternehmenshomepage, bei welchem die Interessenten ihre Bewerbungsunterlagen direkt über ein Formular absenden können, sollte die Datenschutzerklärung ebenfalls deutlich sichtbar verlinkt werden. Zudem sollten die Übertragung und die Speicherung auf dem Webserver verschlüsselt bzw. passwortgeschützt erfolgen.

Bei einer unaufgeforderten Initiativbewerbung, die ein Unternehmen erhält, werden mit Eingang der Bewerbung die Daten verarbeitet. Spätestens nach Eingang einer solchen Bewerbung ist der Bewerber mittels einer Datenschutzerklärung im Rahmen der Rückantwort, z. B. dass die Bewerbung eingegangen ist, zu informieren.